Cómo redactar la invitación a tu evento

Persona muestra una bola de discoteca tras una cortina plateada
Foto perfil autor artículo: Álvaro Martínez González
Álvaro Martínez González
Noviembre 22, 2022

¿Qué son las invitaciones para eventos?

Una invitación para un evento es el medio o la forma a través de la cual una empresa, promotor o persona atrae al público o asistentes al evento que se va a realizar. A la hora de organizar un evento, son muchos los procesos que actúan en este, sin embargo, la difusión es lo que supondrá una diferencia notable entre el éxito o su fracaso. Es por ello por lo que hoy os vamos a enseñar a cómo hacer la invitación perfecta para tu evento.

Estas invitaciones se podrán emitir desde múltiples canales los cuales deberás escoger bien si lo que buscas es llegar a más gente o ser más certero a la hora de emitir tu mensaje. Estos canales, los definiremos en función de las características del evento, así como de la audiencia a la que va dirigido.

¿Por qué se debe enviar invitaciones para eventos? 

Una vez creado nuestro evento, la siguiente tarea será intentar recolectar la mayor gente posible para de esta forma sacar algún tipo de rentabilidad a nuestra inversión inicial, ya sea en calidad de notoriedad de marca o monetizando nuestro evento. 

Lograr un aforo alto para nuestro evento no es una tarea sencilla, precisamente por ello, este se debe comunicar de tal forma que al pensar en qué les apetece hacer cierto día, sea nuestro evento el que le venga a la mente.

Aquí es donde entran en juego nuestras invitaciones. La manera en la que analices al público objetivo, los canales que elijas para difundir el mensaje y lo creativo y buen comunicador que seas para vender el evento, supondrá la diferencia entre el éxito o el fracaso a la hora de atraer a los asistentes.

Cuando el evento se monetiza, este esfuerzo tendrá que ser mayor pues el asistente lo pensará dos veces antes de acudir a un lugar u otro y analizará exhaustivamente las ofertas de cada uno.

¿Qué tipo de invitaciones para eventos existen?

El formato en el que se presente esta invitación influirá directamente y se asociará al evento que se va a organizar. Por ello hay que tener muy en cuenta el formato que empleamos para presentar nuestra oferta:

1. Escritas a mano

Este tipo de invitaciones formales, se utilizan tradicionalmente para eventos muy exclusivos, como bodas, galas o eventos con un carácter más serio. Requieren una inversión en tiempo, dinero y esfuerzo por parte del organizador de eventos. Esto hace que este tipo de invitaciones, sean poco prácticas para grandes reuniones.

Debido al esfuerzo asociados a este tipo de invitaciones, así como su carácter exclusivo los destinatarios tienen más probabilidades de confirmar su asistencia.

2. Impresas

Las invitaciones escritas nos darán ese carácter formal y personalizado, pero a su vez, si pensamos en las invitaciones a actos impresos, éstas nos darán muchas más opciones. Si para elaborarlas, se cuenta con un buen diseñador gráfico, entonces puede ser realmente creativo.

Además, son mucho más baratas de producir que las escritas, algo que se debe tener en cuenta puesto que ya hemos organizado todo el evento que se está comunicando y que supone un gasto importante.

3. Digitales

Estas son, por mucho, la opción más barata y rápida. Puede llevarse a cabo en forma de correo electrónico y enviarlo a todos sus asistentes o también crear un Facebook event e invitar a personas a través de la plataforma.

Las invitaciones electrónicas son menos formales, menos exclusivas y, por lo tanto, menos memorables y urgentes. Pero se puede enviar recordatorios regulares y realizar un seguimiento fácil de las respuestas y la participación.

¿Cuándo enviar la invitación a tu evento?

La antelación con la que enviar tu invitación no tiene una cifra concreta que te garantice una buena acogida de esta. Por ejemplo, un evento en vivo pagado se comunicará con mayor tiempo para lograr vender un mayor número de entradas, por otro lado, un Webinar o curso online gratuito puede posicionarse con una semana de anticipación.

Según una encuesta realizada en el mercado estadounidense, el 27% de las empresas anunció por primera vez su evento con una antelación de 2 a 3 meses. Sin embargo, el 26% de los organizadores de eventos comienza a invitar con un mes de anticipación. Esto nos permite saber que no existe una fórmula concreta que proporcione ese éxito que buscas a tu evento, lo que es indudable es que, si se invierte dinero en la estrategia, los asistentes a este serán mayores que de no hacerlo.

Algo que sí que ayuda, a la hora de mover estas invitaciones, es conocer a tu cliente y saber cuál es el horario en el que se maneja. El envió de estas invitaciones tiene que ser en función de las características del segmento de mercado al que va dirigido el eventos.

¿Cómo escribir la invitación a un evento?

A la hora de comunicar, para ser efectivo, existen ciertas estructuras que te ayudarán a la hora de redactar un mensaje mucho más certero. Entre los principales elementos que debe contener la campaña se encuentran:

  • Redacta un asunto titular llamativo y que despierte la curiosidad del receptor de la invitación.
  • Una redacción personalizada siempre contribuirá a incentivar la atención del receptor. 
  • En el cuerpo del correo electrónico hay que crear una falsa sensación de urgencia y escasez sobre el evento, esto le aportará un valor añadido de exclusividad.
  • En la invitación se debe colocar la fecha del evento, el horario, el nombre de los participantes y describir el proceso de registro. Asegúrate de que esta información sea correcta, ya que de lo contrario la tasa de asistencia se reducirá.
  • Información de los panelistas, su importancia y las razones por las que tienen la autoridad necesaria para enseñarte sobre el tema del que trata el evento.

 

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