Email marketing para promocionar eventos

Persona muestra una bola de discoteca tras una cortina plateada
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Álvaro Martínez González
Noviembre 23, 2022

A medida que el mundo se ha transformado en los últimos años con la llegada de las nuevas tecnologías, han aparecido canales directos y herramientas con los que comunicarnos con nuestros contactos y clientes.

El email marketing es una de estas herramientas y es de las que mejor funciona a la hora de convertir leads en clientes.

Para que cualquier estrategia de email marketing funcione correctamente hay que sorprender al lector y hacerle conectar con la marca para que forme parte de la comunidad. Aportarles contenido de valor que les ayude y sorprenda y no verlo como un modo de venta directa en el que sólo envían correos electrónicos con productos y más productos.

¿Qué es el email marketing para promocionar eventos?

Se trata de un plan de comunicación digital orientada al cliente o asistente. Mediante este, a través de una interfaz puedes hacer llegar el mismo mensaje a muchos usuarios a sus bandejas de correo electrónico. De esta forma la comunicación es directa y orientada al segmento poblacional que queremos abarcar.

Es un canal perfecto para hacer llegar las invitaciones a tu evento, pero no sólo eso, una buena estrategia email marketing para eventos puede ser tu gran aliado para llevar buena parte de la gestión.

Para ello necesitas desarrollar y planificar con tiempo una buen plan que te permita llegar a tu público de la forma más eficaz.

Estrategia email marketing para eventos

El primer paso transcurrirá en los meses previos al evento. Es importante captar clientes y conseguir registro a través de formularios de inscripción para tener una buena base de datos y de este modo disponer del tiempo necesario para realizar los ajustes que permitan segmentar los envíos.  La finalidad de esto es que lleguen solamente a las personas que muestren su interés en asistir, es decir, potenciales asistentes a tu evento y no a todos los suscriptores.

El siguiente paso es crear una “landing page” que centralice toda la información del evento. Para ello, utiliza llamadas a la acción en tus correos y redes sociales que redireccione para que puedas aumentar tu base de datos.

La tercera tarea es planificar una secuencia de emails para el evento que creen expectación unos meses antes. Es decir, acciones que les vayan recordando que se acerca el evento con una serie de correos tipo cuenta atrás. Más adelante veremos los emails imprescindibles para promocionar tus eventos.

¿Por qué incluir en tu estrategia de promoción de eventos el email marketing?

Muchas empresas organizan eventos muy distintos entre sí, pero todas tienen un denominador en común y es conseguir cuantos más asistentes mejor. El email marketing para eventos es una de las mejores herramientas de marketing que puede ayudarte a llenar tu evento.

Te dará la visibilidad necesaria que, combinada con una buena segmentación del mercado, hará que tu estrategia sea todo un éxito convirtiendo estos clientes potenciales en clientes finales y por lo tanto, asistentes al evento.

 ¿Cuáles son los pasos a seguir del email marketing para promocionar eventos? 

Es importante preparar con antelación una secuencia de emails que vayan desde la fase de promoción hasta unos días después del evento, puesto que, a diferencia del propio evento, al finalizar este, no acaba la estrategia de email marketing para eventos.

Veamos cuales son los pasos para lograr crear emails de promoción de eventos que marquen la diferencia:

Ofrece una experiencia deseable

Describe una experiencia diferente y cómo van a sentirse para captar la atención y generar el deseo de asistir al evento.

Utiliza un copy en el asunto que impulse a abrir el correo

Tiene que ser irresistible y causar el efecto de querer abrirlo para saber más, de ello depende el tener una buena tasa de aperturas. Necesitas que sea informativo y conciso a la vez que atractivo y original.

Habla de tu propuesta de valor

Explica detalladamente la oferta que se les va a presentar en dicho evento.

Utiliza testimonios que te respalden

Sin duda, una opinión ajena que asegure la calidad y los beneficios del evento será un gran reclamo para estos posibles clientes que se encuentran en un momento de indecisión con respecto a si acudir o no.

Resalta los detalles

En ocasiones son los pequeños detalles los que marcan la diferencia entre eventos semejantes. No te quedes solo en la superficie del evento, explícalo detalladamente.

Utiliza un “Call to Action” que impacte

Es importante que esté en un lugar determinado, tenga una forma diferente, un mensaje claro o un color llamativo, pues debe ser lo primero que el cliente vea a la hora de entrar en el mensaje.

Tipos de Emails clave para tu evento

Email de invitación

Su finalidad es dar a conocer el evento a nuestros contactos e invitarlos a asistir. Para ello, en esta comunicación, debes contar de qué trata, quiénes participan, cuándo y dónde es, cómo apuntarse y toda información básica del evento junto a los beneficios de asistir al evento para el destinatario.

Quizá un incentivo para conseguir la atención del público pueda ser ofrecer algún tipo de descuento u oferta en caso de inscribirse al evento antes de cierta fecha o cierto número de asistentes.

El elemento más importante de este tipo de emails es el botón de “call to action” pues será el que permita a los asistentes inscribirse en el evento. Antes de enviar el mensaje es recomendable que hagas un último repaso especialmente a los enlaces de este tipo.

Email de confirmación

Se trata de un mail que llega directamente a los clientes una vez se hayan suscrito a través del email de invitación. Este mail suele servir como recordatorio para estos por lo que es conveniente que presente una información básica de este.

Email de recursos relacionados

Este tipo de Emails es una forma interesante de alimentar el interés del asistente. Su uso es únicamente para crear más engagement y contendrán información relativa a ciertas actividades o actuaciones que se vayan a llevar a cabo el día del evento.

 Email de recordatorio

Se trata de un tipo de email imprescindible a la hora de organizar un evento pues su función consiste en refrescar la memoria a los clientes días previos al evento. La emisión de estos varía en función del tipo de evento o del tiempo que ha pasado desde que se abrió el periodo de inscripción. No obstante, se considera obligatorio mandar un email de recordatorio como mínimo un día antes avisando tanto del lugar como de la hora y el día de este.

Email de agradecimiento

Este tipo de email también se considera de carácter imprescindible, pues es fundamental para el posterior recuerdo de nuestro evento y una notoriedad de marca a la hora de hacer futuros eventos.

Por ello, deberás enviar a todos los asistentes un mail en el que les agradezcas su participación en el evento. Puedes enriquecer este email con contenidos como:

  • Galerías de fotos, videos aftermovie…
  • Material adicional relacionado con la temática del evento, como guías y ebooks.
  • Encuestas de satisfacción, que servirá tanto para saber qué es lo que ha funcionado y lo que no.

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