Disponer de una plan de negocios para una empresa que se dedica a la organización de eventos te ayudará a determinar la dirección que quieres seguir dentro del sector. Para que este plan funcione debemos detallar todas las tareas que serán desarrolladas durante el proceso de organización.
En primer lugar, debemos determinar una portada con todos los detalles del evento, seguidamente de una serie de contenidos en los que incluiremos un resumen de todas las secciones que hay dentro del plan de negocios. También debemos incluir la historia y la estructura empresarial y un resumen con la descripción del evento. Otros pasos que debemos tener en cuenta son: el plan de desarrollo, requisitos del evento, el plan de marketing y comunicaciones, el plan financiera y la gestión de riesgos
El plan de negocios para una empresa organizadora de eventos sirve para comunicar el plan estratégico de un evento, es un documento que te ayudará a enfocar tu camino como organizador de eventos a la vez que te servirá como presentación para vender tu idea de evento a posibles inversores.
El plan de negocios organizador de eventos debe ser global e incluir todos los aspectos que concierten al evento. Debe de ser convincente puesto que los inversores necesitan percibir que es un evento viable y una buena oportunidad para rentabilizar su dinero.
En esta guía te detallamos todas las secciones que debe incluir el plan de negocios para una empresa organizadora de eventos, ten en cuenta que el plan de negocios debe de ser un documento vivo, actualízalo siempre que haya novedades.
Realiza una portada que incluya el nombre del evento, el título del documento y un subtítulo cautivador, la fecha, el periodo que cubre el plan, el logotipo, alguna imagen del evento y detalles de contacto.
Asegúrate de que el plan de negocios sea fácil de navegar incluyendo un resumen de todas las diferentes secciones del plan de negocios, incluye el título de cada capítulo con los números de página correspondientes.
Describe quién eres y cuál es tu experiencia con respecto a la planificación de eventos. Cuenta la historia de tu empresa y sus logros pasados y por último, presenta a tu equipo de trabajo con sus puestos, títulos y descripciones de trabajo.
Explica la visión y misión del evento, el objetivo y lo que se espera lograr antes, durante y después del evento. Detalla cómo se alcanzará cada uno de los objetivos con escalas de tiempo, a quién se le asignará cada tarea y cómo la desarrollarán.
Describe el evento con más detalle e incluye una descripción general del contenido y el programa previsto del evento.
Cuenta a qué grupo demográfico está dirigido el evento, por qué los atraerá y cómo lo comercializarán.
Resume cómo se desarrollará el evento en el futuro
Describe en esta sección todo lo que necesitarás para realizar el evento, estas son algunas de las muchas cosas que necesitarás:
Describe quiénes son tu audiencia, participantes, espectadores y cómo te acercarás a ellos.
Resume todas las posibles fuentes de ingresos y beneficios del evento y enumera los gastos previstos para demostrar que el evento es financieramente viable y alcanzable. Como por ejemplo:
La gestión de riesgos incluye el proceso de identificar, evaluar, describir y explicar cómo se abordará y mitigará los riesgos que puedan surgir con respecto a los objetivos, programa, finanzas, operaciones, reputación, legal, audiencia, salud, seguridad, etc.
Como has visto, un plan de negocios para una empresa organizadora de eventos, es simplemente la explicación de la idea de negocio del evento y por qué tendrá éxito. Cuanto más detalles y análisis incluyas, más completo y exitoso será el plan de negocios organizador eventos.
