La organización y planificación de un evento es una tarea bastante compleja que requiere de mucho tiempo y concentración para que todo salga según lo esperado. Para su desarrollo debemos tener en cuenta diferentes factores, pero sin duda, uno de los más importantes es disponer de personal plenamente cualificado y que tenga claros todos los pasos a realizar para que el evento sea un éxito.
Además del personal, también existen otros elementos que son igual de importantes y que sin su previa organización no sería posible llevar a cabo. Debemos ser metódicos durante toda la organización y asegurarnos de que los pasos que damos son los correctos y que persiguen el objetivo común del evento, que es lo que asegurará el éxito entre el público al que está dirigido.
Organizar un evento no es una tarea demasiado fácil ya que necesita de mucha preparación, ejecución y revisión de todas las acciones necesarias para que éste sea exitoso. Es fundamental además, hacer una buena valoración previa para estar preparad@s para cualquier tipo de imprevisto. Un evento, aunque pueda sonar divertido, es algo serio en el que debemos de tener en cuenta muchos factores que requieren de nuestra concentración.
Para la preparación de cualquier tipo de evento, el organizador del mismo pasa por diferentes etapas que se detallan de la siguiente manera:
En primer lugar debemos preguntarnos con claridad qué es lo que queremos conseguir con la celebración de este evento, a quién nos vamos a dirigir y cuál es el formato más adecuado según el grupo de personas y el propósito que queremos conseguir con esta celebración.
Una vez que hayamos definido los objetivos y el público, debemos seguir planificando y ejecutando el acto hasta el final.
En segundo lugar debemos encontrar al ejecutor del mismo y decidir a quién necesitamos para llevar a cabo el evento: una agencia para que nos ayude en todo o solo un proveedor de materiales para el desarrollo del mismo. Las dos opciones son perfectamente factibles y todo dependerá del conocimiento que tengamos en el sector y de la experiencia en el mundo de la organización de eventos.
Una vez establecidos los elementos básicos que van a formar parte de nuestro evento es importante elaborar un plan detallado para éste. La extensión de este plan dependerá del tamaño del evento. Algunos de los elementos que debemos tener presentes son: fecha y hora, preparación, persona responsable del evento, lista de invitados, listado de teléfonos o la lista de tareas del ejecutor, entre otros.
Debemos tener claro quien va a ser la persona más adecuada para ayudarnos en la ejecución del evento. Esta persona debe ser competente, organizada, metódica y estable. A cada persona que escojamos debemos asignarle una tarea concreta, para que todo esté organizado.
Es necesario mantener los planes claros y tener preparada alguna alternativa y personal de apoyo por si se da el caso de que los horarios cambian o alguna cosa no salga según lo previsto.
Empezar pronto es clave para la planificación de un evento sea grande o más pequeño, ya que este involucra muchas acciones que se deben desarrollar con anticipación.
Es necesario definir cuál va a ser el propósito de nuestro evento y establecer una serie de objetivos, que sean siempre cuantificables y posibles de alcanzar.
El presupuesto es el que marcará muchas de las cosas que se incluirán en nuestro evento. Es importante tener una estimación para determinar diferentes elementos necesarios para el desarrollo del evento, como son: el alquiler del lugar, el catering, la decoración, el marketing, software, mano de obra, entre otros.
Para ello debemos tener en cuenta la fecha del evento y el lugar donde se va a celebrar. Además, para escoger el lugar es importante tener en cuenta ciertas cosas como son el tamaño del sitio, la ubicación, el aparcamiento, la accesibilidad, la acústica y el coste del mismo.
Es importante que marquemos la diferencia con respecto a nuestra competencia y tengamos un nombre propio para nuestro evento que sea único y fácil de recordar. Además debemos crear un logo único y fuerte que acompañe a ese nombre e incluso crear nuestro propio eslogan para describir de qué se trata el evento.
La mejor opción es realizar una investigación sobre cada una de las compañías que nos interesaría que fueran patrocinadoras de nuestro evento y que beneficios les podemos ofrecer.
Un evento hay que venderlo, y cuando se trata de marketing para eventos debemos tener en cuenta diferentes fases. En primer lugar, debemos llevar a cabo un pre lanzamiento en redes sociales donde anunciemos la fecha del evento para empezar a hacer ruido. En segundo lugar, podemos comenzar con la venta de entradas anticipadas, seguido de un anuncio en el que se muestren los participantes del mismo. Por último, podemos realizar anuncios adicionales que complementen a los anteriores y generen curiosidad en los asistentes.
Además, también es importante realizar campañas después del evento como agradecimiento a los asistentes y a la buena acogida que estos le han dado y realizar encuestas de satisfacción.
