¿Por qué son tan importantes las bases de datos?

Almacenamiento de los datos de un negocio y su importancia
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María Illanes
Abril 22, 2022

Conocer a tus consumidores es vital, pues es la manera en la que podrás elegir qué suministros comprar, cómo organizar un evento o, incluso, si abrir tu negocio un día concreto de la semana, entre otras muchas cuestiones.

Es por este motivo que necesitas obtener determinados datos de tu público objetivo y, puesto que pueden ser muy numerosos y ofrecer la posibilidad de combinarse entre sí para obtener nueva información, te recomendamos crear una base de datos digital para poder manejarlos y entenderlos de la forma más clara y sencilla.

Pero empecemos por el principio. ¿Qué es una base de datos y cómo puedes crear una propia?

¿Qué es una base de datos?

La explicación más técnica es que una base de datos es un conjunto de información almacenada y organizada que puede ser útil para la toma de decisiones de, en este caso, un negocio. En general, esta suele estar segmentada según las características o temas sobre los que trate cada dato.

En otras palabras, es un contenedor en el que se almacena información sobre, por ejemplo, distintos departamentos, trabajadores o clientes. Por sí misma, esta no suele ser especialmente valiosa, sino que su fuerza reside en su combinación con otros datos; por ejemplo, puedes saber qué género demanda más qué estilo de música, cuándo demanda tus servicios o si reservar mesas VIP, y cuántos ingresos te supuso ese perfil de consumidor en comparación con respecto a otro. 

Además, las bases de datos también se pueden usar para conocer cómo tus clientes interactúan con tu web para poder adaptarla a sus demandas, aunque para ello se necesitarán herramientas como Google Analytics.

Hemos de recordar que la necesidad de contar con una base de datos, sin importar qué herramientas se usan para ello ni la actividad para la que se desarrolla, no es algo nuevo. De hecho, se considera que ya las tablas de Los Diez Mandamientos fueron una especie de base de datos, al igual que en el inicio del desarrollo de los idiomas o, incluso, los primeros mapas. Todo esto podemos considerarlo, a nivel general, una base de datos, pero en este artículo nos centraremos en las bases de datos actuales y aplicables a los negocios, las cuales almacenan información de texto, de audio y vídeo, gráficas e, incluso, criptográficas.

Para comprobar la utilidad de este tipo de almacenamiento de información, cabe destacar que muchas empresas actualmente afirman que la información  que poseen sobre su sector es el activo más importante con el que cuentan. 

Aplicando sus utilidades al ocio nocturno, en tu negocio puedes, por ejemplo, contactar con los clientes cuyos datos tengas (y quienes hayan aceptado previamente tus comunicados) para ofrecerles descuentos especiales y/o personalizados o entradas anticipadas para futuros eventos, entre otras, así como proponer que adquieran servicios complementarios al que ya han adquirido, como comentamos entre las estrategias de WhatsApp Marketing.

¿Cómo obtener los datos necesarios?

A. Encuestas tras los eventos.
Para comprobar la satisfacción de tus clientes con el desarrollo de un evento concreto y para extraer datos sobre sus gustos, opiniones o peticiones para eventos futuros, puedes realizar encuestas a los asistentes un día o dos después de dicha celebración. Algunas de las preguntas que puedes plantear en dichas encuestas si diriges una discoteca, sala de fiestas o festival son las siguientes:

“¿Era la oferta de bebidas de nuestro evento lo suficientemente amplia o echaste de menos alguna marca en concreto? ¿Qué te pareció el repertorio musical? ¿Qué opinas del precio de la entrada? ¿Qué tendríamos que ofrecerte para que aceptaras pagar más por dicha entrada? ¿Tienes alguna sugerencia sobre las instalaciones? ¿Hiciste uso de la barra de bebidas? En caso negativo, ¿por qué?”

 B. Observar comportamiento en vivo.
Este método, a diferencia de los demás, no es fácil de digitalizar, pero es igualmente de gran utilidad. Con ayuda de los camareros y del propio inventario, puedes extraer conclusiones de la demanda de tus clientes: por ejemplo, quizá haya ciertos días a la semana en los que se consuma más un tipo de bebida o comida, o incluso que esto esté relacionado con el género del evento celebrado.

Conociendo esta información, puedes reducir las posibilidades de quedarte sin los suministros necesarios para atender las necesidades de tus clientes.

C. Usa el marketing de contenidos. 
Si tu restaurante o sala de fiestas cuenta con una cuenta en alguna red social, puedes usarla para extraer información de tus seguidores, siempre y cuando compartas contenido interesante para tu público. Por ejemplo, puedes realizar sorteos de entradas gratuitas, mesas VIP, una cena o cualquier otro servicio que comercialices entre aquellas personas que contesten a tu encuesta o formulario. Para ello, puedes usar los formularios de Google, por ejemplo.

Si necesitas ver métodos originales de cómo algunas marcas han tratado de recopilar datos de sus clientes o clientes potenciales, te recomendamos leer estos 3 ejemplos de cómo captar datos en un evento. 

D. Aprovecha tu web de ventas.
Al vender entradas o gestionar reservas de forma online puedes pedir a tus clientes que te autoricen a contactar con ellos a través de la dirección de email usada para dicha compra o reserva. Una vez conseguido tal permiso, usa este contacto para enviarles los formularios o encuestas ya nombradas que consideres necesarias para actualizar y desarrollar tu base de datos. Esta función, de hecho, está incluida entre los servicios que ofrece Premiumguest

Recuerda que, aunque hayas obtenido permiso para comunicarte con ellos, no debes enviar este tipo de contenidos con demasiada frecuencia, pues podrán entenderla como spam y desuscribirse de tu lista de contactos. 

Además, muchos de tus clientes acudirán al local en situaciones especiales, y no demasiado seguido, por lo que no tendrán información nueva que proporcionarte. Tampoco olvides que, cuando contactes con ellos, debe ser algo “divertido” o de lo cual obtengan cierto beneficio (como un descuento o información interesante), para evitar sensaciones negativas, las cuales relacionarán con tu marca o negocio.

Cosas a tener en cuenta antes de crear una base de datos

Que la información que cualquier empresa u organización pueda tener de sus clientes sea algo de gran importancia no significa que toda la información que se pueda recopilar te vaya a ser de utilidad. Por ello, es mejor centrarse en obtener menos información pero de mayor calidad, antes que centrarse en la cantidad. Si los datos con los que cuentas no explican el hecho que quieres estudiar, no serán de utilidad, al igual que si no están organizados y disponibles para la persona que ha de analizarlos.

Aunque parece simple, este es un consejo que mucha gente pasa por alto, eligiendo comprar o alquilar bases de datos de terceros, las cuales no suelen ser precisas en cuanto a la información que te puede convenir. Con respecto a los datos de contacto que se pueden conseguir con este tipo de compras, ten en cuenta que enviar comunicados a personas que no los habían pedido ni aceptado implícitamente puede causar opiniones desfavorables en el público con respecto a tu negocio.

Por eso, aunque puede ser un punto de inicio, te recomendamos crear una base de datos propia antes que usar una externa. Para esta tarea necesitarás conocer sus conceptos básicos. Por un lado, tenemos los datos, que es la cantidad mínima de información, la cual no suele ser de utilidad por sí misma. Por otro lado, la información es el resultado de haber procesado y combinado dichos datos. Así, si falla un dato, fallará el sistema entero, pues la información extraída los habrá combinado previamente.

¿Cuáles son sus beneficios e inconvenientes? 

Si hablamos de las ventajas de una base de datos informatizada podemos afirmar que te ahorrarán tiempo, pues puedes filtrar los datos según fechas, localizaciones, perfiles de consumidor o palabras concretas, entre otras.; y que te ayudarán a tomar mejores decisiones en el futuro, pues estás estarán fundamentadas en los estudios que has realizado sobre tus clientes.

Además, permiten compartir estos datos de forma rápida y no requieren de almacenamiento físico, a la vez que permiten al analista trabajar con los datos que necesita en cada momento, localizando y combinando rápidamente aquellos datos que comparten características y que pueden proporcionar información útil. Si hablamos más específicamente de las bases de datos relacionales, estas te evitarán tener registros dobles y garantizarán la integridad referencial, a la vez que favorece su comprensión y aplicación.

Por otro lado, entre las principales desventajas de las bases de datos digitalizadas encontramos su vulnerabilidad a ataques externos, la posibilidad de que se caiga el sistema y no se pueda utilizar en un momento dado y la necesidad de tener gran capacidad en el disco duro y en la memoria RAM. A su vez, si se requiere obtener información muy compleja, es posible que se necesite de una persona cualificada para hacerlo.

Tipos de bases de datos existentes

Aunque la gama de bases de datos es más amplia, los tres tipos principales son:

A. Base de datos relacional. 
Es el tipo de base de datos más usado en la actualidad para gran variedad de datos, pues permite establecer relaciones entre datos de distintas tablas, siendo cada una, a su vez, un conjunto de registros (filas y columnas). En estas relaciones se establece una jerarquía, considerándose la tabla principal como “padre” y las secundarias como “hijas”, las cuales contienen el mismo valor que la principal. 

B. Base de datos NoSQL. 
Su nombre significa Not Only SQL (o “no solo SQL”), lenguaje informático que se usa en proyectos que requieren de una base de datos de gran volumen. En una base de datos SQL, los distintos atributos de los datos obtenidos se categorizan en columnas; en cambio, en NoSQL, todos se encuentran en una misma columna. Por este motivo, no permite la unión lógica o la relación entre tales datos, pues su finalidad es almacenar un alto volumen de datos pero sin necesidad de combinarlos.

C. Base de datos distribuida. 
Este es un tipo de almacenamiento en el que se guardan distintos fragmentos de una base de datos en ubicaciones físicas distintas, por lo que el procesamiento está distribuido o replicado en distintos puntos de una misma red de trabajo. 

Esto aumenta la disponibilidad de los datos, pues cuenta con múltiples ubicaciones, consiguiendo tener copias de seguridad en caso de que alguna de las bases fallase. Sin embargo, puede aumentar el riesgo de tener datos duplicados y de ataques a dicha información, pues su seguridad es menor.

Cómo crear una base de datos

A pesar de que existen muchísimas opciones de herramientas que te permitirán plasmar los datos obtenidos para crear tu base de datos, algunos destacan por su usabilidad, facilidad de uso y por las posibilidades que ofrecen. Sin duda, la más conocida es Excel, pero también encontramos otra opción de Microsoft llamada Access, softwares libres como Aqua Data Studio o Heidi SQL, o programas como MySQL Workbench o phpMyAdmin.

Otra opción es usar el software de Premiumguest, con el que podrás extraer numerosos datos de la compra de entradas o reserva de mesas que tus clientes realicen a través de tu web. A dichos datos únicamente tú tendrás acceso, por lo que conseguirás agilizar y facilitar en gran medida el trabajo que esta tarea requiere a la vez que velas por la privacidad de tu clientela.

En resumen, te animamos a que crees tu propia base de datos, con la que podrás agilizar la toma de decisiones futuras para tu negocio (como invertir en su expansión o no, cambiar los horarios, ofrecer nuevos servicios o reducir la oferta de estos, etc.). Aunque requiere una inversión de tiempo inicial, con el tiempo, te acabará resultando una herramienta fundamental y te permitirá tener mayor contacto y conocimiento de tu público objetivo, a la vez que te ayudará a aumentar tus ingresos.

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