¿Cómo funciona la organización de un evento?

Conoce los pasos a seguir para organizar un evento para tu negocio
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María Illanes
Mayo 2, 2022

Si regentas un restaurante o una sala de fiestas, quizá no habías pensado en esta posibilidad. Pues bien, la utilidad del marketing digital está más que probada, pues ofrece un contacto continuo y prolongado en el tiempo con nuestro público. 

Sin embargo, no debemos olvidar el poder que los eventos. Estos, bien ejecutados, pueden ser muy beneficiosos para tu imagen de marca, pues generan compromiso con el cliente, consolidan tu comunidad e incrementan la oportunidad de aparecer en medios no pagados a través del boca a boca, de las redes sociales de los asistentes y las tuyas propias.

En otras palabras, los eventos experienciales se vuelven necesarios para potenciar el engagement de nuestra marca con el público, según  el estudio Experiencia de marca en los eventos.

1. Define el evento que quieres

Si quieres celebrar un evento, empieza por hacerte las siguientes preguntas: ¿Por qué deseas hacerlo? ¿Quién participará en él? ¿Qué sensación quieres provocar? ¿Qué tipo de evento deseas realizar?

En primer lugar, aclarar que un evento va más allá del concepto de “fiesta” y que puede tomar la forma de una exposición, de una carrera de concienciación, una actividad para recaudar fondos, etc. 

Para organizar cualquier tipo de evento, es vital definir el público al que se dirige de lo más exhaustivamente posible. De hecho, hazlo como si estuvieras describiendo a una persona concreta y real. En torno a eso, piensa en cómo satisfacer sus necesidades, qué experiencias busca, cómo debes atenderla, qué servicios ofrecer, dónde y cuándo sería más conveniente la celebración para este perfil, etc.

Para conocer esta información puedes realizar pequeñas encuestas a tu círculo cercano, pero lo ideal sería disponer de una base de datos previa cuya información disponible te sirva de inspiración y con la que poder sondear a tu público para obtener nueva información. 

Este es el momento de pensar en qué servicios vas a ofrecer, si colaborarás con otras marcas o empresas, quiénes serán tus posibles proveedores, etc.

2. Da forma a tus ideas y empieza a diseñarlo 

Acabado el paso uno, puedes empezar a visualizar el evento desde un punto de vista estético. Aquí has de plantearte si la decoración es fundamental o si, para tu público, es algo secundario. Por ejemplo, para una carrera no sería un aspecto tan importante. Aun así, nuestra recomendación es que, aunque no sea primordial en tu situación, cuides este punto al máximo.

Como dice Antonio Alvarado, premiado diseñador de moda español, la inspiración proviene de un saco donde vamos guardando nuestras experiencias. Así que inspírate recordando eventos previos a los que hayas asistido o leyendo revistas especializadas, accediendo a redes sociales de profesionales del sector que den ideas y recomendaciones sobre planificación de eventos, etc. Incluso las plataformas como Pinterest pueden ser útiles para ello.

Esta es la parte más creativa, así que ¡no te cortes y deja volar tu imaginación! Por ejemplo, si tienes un restaurante y conoces a una diseñadora de moda, ¿por qué no organizáis un desfile de moda con catering? ¿Y si colaboras con un grupo de música local y sirves tu menú especial? ¿U organizas una reunión de personas de un sector concreto para que puedan hacer networking?

Organización de eventos catering y bebidas

3. Crea un presupuesto y un calendario de actuación

Este es, sin duda, el período más largo de todo el proceso. Debes contactar con los proveedores y negociar con ellos; habla con sponsors y llega a un acuerdo que sea beneficioso para ambos; busca y crea una red de promoción y haz un presupuesto del evento.

Es tan importante saber cuánto dinero necesitamos para pagar proveedores, decoración, personal o pagas extra y todos aquellos elementos que consideremos necesarios, como hacer una estimación del dinero que vamos a obtener. 

Según tu objetivo inicial, esto último variará. Encontramos dos situaciones diferentes: que busquemos celebrar un evento con el que ganar dinero con las entradas, la bebida, el menú que se sirva, etc.; o celebrar un evento solo para crear imagen de marca. En este segundo caso, el beneficio económico será indirecto, pues aumentaría las ventas, en caso de hacerlo, a medio o largo plazo.Lo más importante es que te asegures de que los ingresos estimados son superiores al dinero invertido, aunque no los obtengas de forma instantánea. Si crees que será rentable, crea un calendario con las tareas a realizar y en qué fecha se realizará cada una. 

Algunas de esas acciones pueden ser: el período de venta de entradas; reuniones con los colaboradores; fecha de pagos; período de promoción del evento; cuándo informar del evento a los medios de comunicación; cuándo ha de estar listo el montaje de sonido, decoración, efectos visuales, etc.

Nuestra recomendación es que uses un diagrama de Grantt. Recuerda que no todas las acciones requieren realizarse un día exacto, pero es recomendable, al menos, elegir la semana en la que realizar cada una.

4. Coordina tus recursos y pon en marcha el evento

Es el momento en el que el evento se celebra. No olvides hacer ensayos previos con las personas que estén directamente implicadas; esto es especialmente importante si el evento no es algo que se haga con frecuencia, pues tus empleados no sabrán exactamente cómo quieres que realicen su trabajo. 

Realiza pruebas de sonido unos días antes o el mismo día del evento, forma con antelación a camareros y barmans si deben hacer algo especial, permite a los bailarines o modelos practicar en el lugar de la celebración, etc.

Durante el propio evento, ¡asegúrate de disfrutar del trabajo realizado! Aun así, debes estar pendiente del desarrollo del mismo y contar con un pequeño grupo de confianza para poder solucionar los posibles inconvenientes que surjan.

5. Evalúa los resultados reales y la satisfacción tanto propia como del público 

Finalmente, extrae datos de tus trabajadores así como del público para evaluar la satisfacción con el desarrollo del evento. Por ejemplo, si la validación de entradas fue efectiva o, por el contrario, bastante lenta; si sobraron o faltaron muchas bebidas; si la calidad del sonido y del servicio fue la adecuada; si se puede mejorar la atención a los asistentes; si la seguridad del lugar fue suficiente; si se vendieron las entradas esperadas o no, y por qué, etc.

Para este paso puedes usar herramientas que te ayuden a llevar un registro de los datos de ventas y de entrada al local como, por ejemplo, nuestra herramienta dashboard e informes. También es fundamental usar encuestas para evaluar los demás puntos de interés.

En este momento también puedes tomar notas sobre la propia planificación: qué fases podrías haber agilizado, qué harías diferente en caso de repetir el evento, si buscar colaboradores nuevos o repetir con los mismos, etc., y todo aquello que consideres importante modificar para conseguir mejores resultados en el futuro.

Ahora ya estás listo para celebrar tu propio evento. No olvides que hay infinidad de posibilidades que pueden funcionar con tu negocio, y que en Premiumguest podemos ayudarte a hacer que este proceso sea más sencillo.