¿Quién está detrás de la planificación de un festival?

Festival lleno de espectadores
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María Illanes
Mayo 9, 2022

Todos hemos ido alguna vez a un festival o conocemos a alguien que es un auténtico fan de este tipo de celebraciones. Y no es para menos, pues pasar varios días con amigos y conocer a gente nueva con intereses similares, mientras disfrutas de tu música favorita no suena nada mal, ¿verdad?

De hecho, se calcula que el 50% de la audiencia española prefiere la experiencia de asistir a un festival frente al 30% que optaría por un concierto con un único artista central, según el II Observatorio de Patrocinio de Marcas en Festivales. Dicho esto, la motivación de tal celebración parece rentable.

Y aunque la planificación de un festival puede parecer sencilla, se requiere de una gran inversión de tiempo, trabajo y dinero, y de un equipo profesional muy coordinado para que el resultado sea exitoso.

Pero, ¿sabes qué profesionales son esenciales para el desarrollo de un festival?

1. La base se encuentra en el equipo de organización y de finanzas

La organización de la mayoría de eventos puede resumirse en 5 pasos, como explicamos en nuestro artículo ¿Cómo funciona la organización de un evento?. Sobre el resultado de dichos pasos se fundamenta la correcta celebración, pues requiere de un riguroso estudio previo del público y del mercado, la ideación del festival y la puesta en marcha del mismo.

Por otro lado, también debemos contar con un equipo encargado de hacer el presupuesto del evento, de conseguir los patrocinios necesarios y de asegurarse de que el precio de las entradas es el adecuado para rentabilizar los gastos sin perder su atractivo para el público.

Finalmente, también es importante contar con un equipo especializado en leyes, puesto que son muchos los requisitos y requerimientos legales exigidos.

2. Representantes musicales como punto de conexión con los artistas

Otro grupo de profesionales a tener en cuenta son los managers de los artistas que queremos que actúen en nuestro festival. Esto es fundamental, pues es lo que realmente atraerá al público a elegir nuestro festival y no cualquier otro.

Una vez fijada la fecha y la ubicación del festival, podremos contactar con los representantes que nos interesen. Para ello, debemos ofrecerles la información completa pero sin grandes detalles de nuestro plan, y una primera oferta de la retribución correspondiente para su representado.

Es posible que esta oferta sea rechazada, pero es necesaria para abrir camino y entablar un posible acuerdo final.

3. Necesitas un equipo de comunicación y diseño

Como para la mayoría de grandes empresas, el equipo de comunicación es imprescindible. Actualmente, si algo no aparece en los medios da la sensación de que no existe, y no hablamos solo de la tradicional prensa o televisión. 

Es vital hacer uso de redes sociales y del marketing en sus diferentes variantes, tanto antes como después de la celebración del festival. La comunicación previa nos ayudará a vender más entradas y la posterior, a crear una imagen de marca, algo especialmente útil si se desea organizar ediciones futuras.

Por este último motivo no debemos pasar por alto la contratación de un equipo que tome fotos y grabe tanto el espectáculo como al público para crear interés en futuros clientes.

También se recomienda contar con creadores de contenido para redes sociales y para la página web del festival, pues ambas deben mantenerse actualizadas. Además, aunque la comunicación es imprescindible para fomentar las ventas, debe contar también con una amplia red de promoción.

4. Busca un equipo de montaje.

Este equipo es el encargado de montar las infraestructuras necesarias para el desarrollo del festival, destacando el escenario, las pantallas, altavoces y micrófonos correspondientes, así como las decoraciones más pesadas.

Es una de las tareas visiblemente más importantes, pues la calidad de este servicio es fundamental para la seguridad de músicos y asistentes. Por otro lado, este tipo de instalaciones son muy llamativas, pudiendo incluso convertirse en elementos característicos del propio festival.

La selección de este equipo, así como el desempeño de su trabajo, es imprescindible para evitar noticias como la del Incendio en escenario de Tomorrowland en Barcelona, que ocurrió unos años atrás.

5. Consigue buenos técnicos de iluminación y sonido 

Estos especialistas se encargan tanto de la calidad del sonido como de su sincronía con la imagen y con la propia actuación, además de los posibles efectos especiales involucrados en el espectáculo. Puede parecer nimio, pero tienen un gran impacto en la experiencia del espectador.

6. La seguridad y el control de entradas son imprescindibles 

En la mayoría de festivales las entradas son nominativas, por lo que el acceso inicial puede ser un proceso largo y lento. A veces, incluso se requiere de un registro de equipaje previo. Por ello, es importante la coordinación del personal para hacer el proceso lo más ágil posible. 

Por otro lado, debe contar con un equipo de seguridad en todo momento pues, al reunirse gente tan diversa en cuanto a personalidad e ideologías que pueden haber consumido alcohol u otras sustancias, es común que surjan algunos conflictos entre los asistentes.

7. El servicio de barra de bebidas: una gran fuente de ingresos

A pesar de que la venta de entradas y las reservas de alojamiento en el propio festival son el mayor canal de ganancias, la venta de bebidas y de comida supone un ingreso destacable para este tipo de eventos, pues la introducción de productos externos no suele estar permitida.

8. Servicio de retransmisión en directo

Otro servicio que puede tenerse en cuenta para la celebración de un festival puede ser el servicio de streaming que, aunque no es fundamental, para aquellos eventos que generan un gran interés nacional o internacional puede suponer ingresos extra vendiendo pases para su versión online.

9. Servicios y atención sanitaria

Como en cualquier otra situación, el público que asista a tu evento requerirá de usar el baño cada cierto tiempo, y más si la barra de bebidas recibe la demanda debida (guiño, guiño). Por eso, debes tener en cuenta que el lugar en el que lo celebres cuente con servicios propios o contratar a una empresa que instale baños portátiles.

Además, recuerda que en las grandes acumulaciones de personas en las que, además, el alcohol tendrá un gran papel, se requiere de un equipo sanitario en caso de que algún asistente sufra daños o problemas médicos. No olvides tampoco de contar con personal preparado que actúe en caso de que se produzca un incendio por errores en la instalación del escenario, por ejemplo.

En conclusión, la organización de un festival es un proceso complejo para el que debes contar con la colaboración de empresas externas. Además, no todo saldrá bien desde el primer momento, sino que tendrás que hacer repetidas ofertas a los representantes  de los músicos, pedir numerosos presupuestos e incluso rediseñar parte del plan. Has de tener paciencia hasta conseguir más experiencia

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